Вузове.com

В момента се извършва коренно усъвършенстване на системите за вътрешно фирмено управление и се наблюдава преход от многогодишна практика основана на опита и интуицията на управляващите към решаване на проблемите на управлението с помощта на системния анализ. От тази гледна точка условно могат да бъдат откроени 3 исторически периода: 1) до първата световна война и той се нарича “период на анализ” - през този период учените разделиха науката на отделни области с цел по-лесното й изучаване. 2) между двете световни войни - той се характеризира с прехода от разделянето на проблема на елементи. През този период учените започват да се занимават с изучаването на тези елементи. Класически пример е теорията на относителността на Айнщайн. Икономистите се занимават с определяне на националния доход. 3) след втората световна война - по това време продължава бързото развитие на т. нар. “системна концепция”. Появиха се понятия като “управленски системи”, “системи от водни ресурси”, “икономически системи” и т.н. По тази причина този период се нарича “век на системите”, “век на синтеза”. Поставяйки ударение върху синтеза на елементите учените в никакъв случай не пренебрегват метода на анализ използван от техните колеги в предишните години. Анализът продължи да бъде използван при получаването на изследваното явление. През този период се открои и една друга тенденция, свързана с ускореното развитие на науката и нарастване в резултат на това на обема на научна информация. Следствие от този процес беше все по-тясната специализация на учените. За да се преодолее тази специализация се появи необходимостта от специалисти, които са способни да обединят отделните елементи в едно цяло. Такива специалисти по обобщаване наричат персонала способен да изгражда сложни системи. Те са необходими не само в науката, но са и много по-необходими при решаването на сложните практически проблеми по управление на различните организации. При съвременните условия строителството на 1 язовир например не може да бъде разглеждано само свързано с решаването на 1 местен проблем. Проектирането на такава система изисква да се държи сметка за мястото на тази система в общата система от водни ресурси на страната. Една организация (фирма) представлява повече от съвкупност от отделни видове дейности, като например: администрацията и други. Изпълняваните от организацията различни функции, вътрешните и външни условия, при които тя работи, всичко това трябва да бъде синтезирано и да се разглежда взаимовръзката, тази организация трябва да се разглежда като нещо по-сложно от съвкупността от прости елементи, които са свързани статично. Тя трябва да се разглежда като система от тясно свързани помежду си части, които по всяко време се намират в динамично равновесие. Система и системен подход В най-простия си вид една система може да бъде определена като съвкупност от елементи, обединени с цел постигане на обща цел. Системите могат да бъдат многообразни, например системата “производствена фирма” - това са работниците, машините, сградите, материалите и т.н. Общата цел на тази организация от елементи е производството на стоки и услуги. Система е и ракетния комплекс СС23. Целта на тази система е нанасяне на някакво поражение. Система можем да наречем и изчислителната система. Нейните елементи са физическите елементи, програмистите и т.н. Целта й е обработката на данни. Системата представлява съвкупност от елементи, определящи вида на дейност или технологичен процес в интерес на постигането на обща цел. Постигането на тази цел се осъществява по различни начини - чрез обработка на данни, чрез използване на енергия, чрез обработка на вещество с цел съответно даване на информация, получаване на енергия и получаване на определен проект. Тази дефиниция се илюстрира с няколко примера: 1) производствени системи - при тях работници, машини и съоръжения функционират съвместно с цел производство на конкретно изделие. За тази цел се използват технически спецификации за всеки вид материали, графики за производството, суровини, ел. енергия, информация. Крайната цел на тази производствена система е да задоволи потребности на обществото от стоки или услуги. 2) управленска информационна система - нейните елементи са група хора, списък от ръководство, средства за обработка на данни и нейната цел е намаляването степента на неопределеност в процеса на взимане на решения. Този списък с примери може да бъде удължен още, но от примерите може да се направят някои важни изводи или да се изведат характеристики за организацията и информацията.

• всяка информационна система и организация представляват система, която може да бъде подложена на анализ, построена и управлявана на базата на общите принципи за управление на системите.

• тези системи в голяма степен са динамични и това налага проектантите непрекъснато да следят тяхната променяща се природа.

• елементите на всяка система са функционално обединени. Това налага информационната система, която ще създаваме да бъде изградена по такъв начин, че да осигури интеграцията на всички елементи на фирмата и организацията, която тя обслужва, защото в противен случай тя няма да изпълни своята роля.

• всяка организация или информационна система дава изходна информация, която е тяхна главна цел. Изходната информация на информационната система обаче е информацията на чиято база се взема някакво управленско решение.

Системния подход, който използваме за процесите на управление е разработен с цел прилагане на научен анализ в управлението на големите промишлени фирми. Той дава възможност да решим две основни задачи: 1) свързани с разработване и управление на оперативни системи, т.е. системи, свързани с управление на различни дейности (система за управление на персонала, на ДМА и т.н.) 2) свързани с построяването на информационни системи, които се използват за вземане на управленски решения. Между тези два типа задачи съществува взаимна връзка, която се състои в това, че построяването на информационна система дава възможност да се осигури помощ в процеса на взимане на решение от мениджърите на фирмата. Неговата основна концепция се заключава в това, че той разглежда управлението като един процес по време на който се осъществява взаимодействие на частите (подсистемите на организацията). Този подход предвижда установяване на целите на системата и съсредоточаване на вниманието върху построяването на цялото за разлика от построяването на компонентите на системата. Главно значение при този подход има т.нар. синергетическа характеристика на системния подход (синергия - помощ; дружно действие на няколко части), т.е. организационните и информационните системи се строят по такъв начин, че да се постигне синергизъм, т.е. едновременно функциониране на отделни, но взаимно свързани части, осигуряващи по-висока ефективност в сравнение със сумарната ефективност на частите взети поотделно. В миналото промишлените фирми притежаваха недостатъчна ефективност, понеже не им се отдаваше да свържат частите на подсистемите в единен механизъм. УИС от това време се основаваха на традиционната система за отчетност, чиято основна задача беше да осигури информация за вече извършени събития, но тези УИС не бяха в състояние да подготвят информация, която да облекчи мениджърите при вземане на бъдещи решения. Главната причина за липсата на такова взаимодействие се заключаваше в тесните възгледи на отделните специалисти (счетоводителя мисли само за осигуряването на по-добра отчетност, инженерът за подобряване на конструкцията и т.н.) Освен тази причина другата е свързана с недостатъчно добрата организационна структура на управление на фирмата по това време.

С плътни линии е показана класическата организация на фирмите, която представлява йерархична структура в която имаме верига на формално подчинение на отделните части (отдели) на фирмата. С пунктир е показана същата организационна структура на управление, но частите й са обединени с помощта на потока от информация, изграден на принципите на системния подход за управление на една организация. Трябва да добавим, че между “класическия” и “системния” подход има не само различия, но и някои прилики. И при двата подхода е предвиден всекидневен обмен на информация по командната верига, т.е. и “класическия подход” осигурява известна информация и координация в работата на мениджърите на фирмата, но те не са били синергетически, т.е. тяхната ефективност не е била достатъчно висока. Характерни особености на системния подход. Системния подход включва организационни, творчески, теоретически, експериментални и прагматични елементи. 1) системния подход като средство за организация - той е средство за решаване на сложни и при това неясно формулирани проблеми, когато е необходимо организираното използване на голям брой ресурси. Обикновено група квалифицирани и способни на обобщения професионални експерти (създатели, проектанти на ИС) и специалисти (експерти по методи и компоненти) изучават всички обстоятелства в определен период от време с цел формулиране на проблемите на фирмата. Последното има решаващо значение за целия проект на построяване на схемата, защото на базата на тази формулировка за проблемите могат да бъдат установени целите на бъдещата ИС. Организационния подход изисква всички участници в проекта независимо от тяхната специална подготовка да са наясно със същността на системния подход. База за взаимното им общуване ще бъде езикът за илюстроване на системата. 2) творчески характер по използване на системния подход. Независимо от разработените общи процедури системния подход трябва да бъде един творчески процес, по време на който се отделя първостепенно внимание на целите, а чак след това на методите за постигане на тези цели. Окончателния вид на една бъдеща система ще зависи от творческите способности на отделните лица в екипа, от оригиналните решения, които те използват при нейното построяване. Причините, поради които системния подход трябва да носи творчески характер са следните: (а) решаваните проблеми са изключително сложни, недостатъчно точно и ясно формулирани и по тази причина съществува една единствена формулировка (единствено решение) (б) голяма част от изходните данни, с които разполагаме са непълни, неопределени и двусмислени, а това налага проектантът на системата да прояви известна доза въображение при решаване на проблема. (в) за решаване на проблемите на отделните подчасти на фирмата трябва да бъдат намерени алтернативни решения и от тях да бъдат избрани тези, които осигуряват максимално приложение за системата като цяло. (г) традиционните функционални и отраслови бариери трябва да бъдат подчинени на интересите на синтез на решенията. 3) теоретични основи на системния подход - в основата на системния подход лежат научни методи. Науката създава теоретичната основа върху която е базирано практическото решаване на проблемите. Различните данни, с които разполагат екипа проектанти може да осигури получаването на различни решения, но с помощта на теорията ще се определи методологиката, по която да бъде взето съответното решение. 4) експериментален характер - събирането на емпирични данни е съществена част от системния подход. В този процес трябва да отделим недостоверните данни от достоверните, свързаните с проблема от несвързаните с проблема. Обикновено събраните факти включват в себе си както факти, свързани с техническите аспекти на проблема, така и факти свързани с практиката и други характеристики на съответната организация. 5) прагматичност на системния подход - при практическото построяване на реални ИС най-важната характерна особеност на системния подход е, че той осигурява получаването на резултати, които са приложими за реалната дейност на съответната система. Създадената ИС трябва да бъде достъпна, производителна и управляема. Тя трябва да осигурява постигането на практически цели или да удовлетворява реални ценности. По тази причина проектантите на ИС трябва да са наясно с характера на дейността на фирмата, за която се изгражда съответната ИС. Сравнение на системния подход с индуктивния При индуктивния подход се изучават целите за изработване на подсистеми и компоненти на системата. Ударението се поставя върху съставните части, а не върху системата като цяло; върху данните, а не върху целите на системата. Системен подход - установяване на целите на системата като цяло изисквания за системата като цяло определяне чрез съпоставяне на данните или значенията на . След това се разработват различни организационни структури и компоненти, които да съответстват един на друг в рамките на системата. Критериите за избор на цялата съвкупност от компоненти се съпоставят на базата на избор на някои от тях. Отговарящите по най-добър начин един на друг компоненти се синтезират в окончателна система. Системния подход се състои от два основни етапа: етап на разширение или анализ и етап на свиване или синтез. Необходимост от ползване на СП. Факторите, които налагат използването са няколко: 1) научно-техническа революция - тя е свързана с колосални изменения както в обема, така и в качеството на произведената продукция, променят се технологичните процеси и производителността на труда. 2) научни изследвания и разработки - наблюдава се увеличение на разходите за научни изследвания, които вадят до определени резултати. 3) изменения в конструкцията на произвежданата продукция - съвременния мениджмънт не може да не се съобразява с извънредно бързото морално изхабяване на произведената от неговата фирма продукция. Съвременната промишлена фирма се сблъсква с необходимостта от оптимизация на изплащането на произведената продукция в най-кратки срокове. 4) информационен взрив на сложността на една съвременна фирма, силно влияние оказва стремителният ръст на обема информация. По тази причина съвременния мениджър се стреми да организира събирането, съхраняването, обработката и търсенето на нужната му информация. Организационни основи на ИС (по Кенет Лоутън) Според КЛ съвременните ИС са едновременно технически и социални по природа. Мениджърите трябва да разберат отношението между информационната система и структурата, функциите и политиката на организацията, защ. системата трябва да отговаря на управленските интереси и на вземането на управленски решения по възможно най-добрия начин. Най-общо ИС може да бъде дефинирана като множество процедури, съхранение и разпространение на информация за вземане на управленски решения. (това е дефиницията за ИС по КЛ). Според него ИС могат да бъдат два основни типа: 1) формални, които се основават на допускането за относително фиксирани дефиниции за данни и процедури за събиране, съхраняване, обработка, разпространение и използване на данните. 2) неформални, които обратно на (1) се основават на пълно сходство и неопределени норми на поведение. Този тип системи имат отворени дефиниции целите, подходящите методи за събиране на данни и виртуални неограничени канали за разпространение и използване. Повечето организации имат формални организационни ИС, които са основани изцяло на писмена технология. Компютърно организираните ИС са формални, базирани на компютрите. Основната ни теза ще бъде, че тези ИС са част от организацията, а организацията се състои от различни нива и специалисти, които генерират определени интереси, различия и конфликти. Трябва да правим разлика между компютърни програми от една страна и ИС от друга. Съвременните технически средства осигуряват среда за съхранение и обработка на информацията, а техническия софтуер управлява и контролира компютърните операции. Познаването на това как те работят е важно за проектирането на решения за организационни проблеми, но това е само една част от ИС. Една къща може да се построи с материали (дърво, гвоздеи, чукове), но не може да се построи добра къща ако в процеса на построяване не включим архитектурата, проектирането и външното пространство. Без тяхното участие къщата може да се срути. Аналогично е положението с компютрите и програмите (те са дървата и гвоздеите), но освен тях при проектирането на ИС трябва да бъдат включени знания от различни области. Понеже в една организация има различни интереси, различни специалисти и организационни нива, има и различни видове ИС. ESS - висш мениджър, DSS - средно ниво мениджър, OAS - работници в организацията, които създават знания и данни за решаване на бизнес проблеми, KWS - работници, произвеждащи фирмена продукция или услуги. Всяко едно от тези нива се обслужва от различни ИС. Системи, които обслужват оперативно ниво. КЛ ги нарича системи за дялова обработка на запитванията (TPS - Transaction Processing Systems). Тези системи следят елементарната активност и операциите в бизнес организацията като: продажби, разплащания в брой, кредити и т.н. Системи на ниво знания - осигуряват със знания определени категории работници в организацията (инженери, архитекти и т.н.) системите, които им осигуряват знания наричаме системи за знания KWS. Другите системи от това ниво се наричат системи от ниво данни. Те обслужват работниците, които се занимават с обработката на данни (секретарки, счетоводители, магазинери, продавачи и т.н.), а самите системи се наричат системи за автоматизация на офиса (OAS - Office Automation Systems). Системи от управленско ниво - проектирани са да обслужват наблюдението, контролирането, вземането на решения и административната активност в организацията, наричат се УИС (MIS - Management Information Systems). УИС се съсредоточават върху дневната, седмичната и месечна справка за операциите, имащи място при наблюдението и контролирането на активността на организацията на оперативно ниво. Принципните въпроси, адресирани към системите от този вид могат да се формулират така: вървят ли добре нещата във фирмата? За да отговори ИС трябва да сравни сегашната година с предходната. Нуждата от периодични доклади е по-голяма от текущата информация. На същото ниво се изграждат и друг вид системи, наречени системи за подпомагане на решенията DSS. Тяхната задача е да поддържат вземането на нерутинни решения. При тях информационното запитване не е достатъчно ясно формулирано. Често системите от този тип трябва да отговарят на въпроси от следния вид “Какво ако?”. Системи от стратегическо ниво - те посочват стратегически резултат и продължителни тенденции едновременно в организацията и в заобикалящата я среда. Те са нужни на висшите мениджъри за вземане на решения. Благодарение на тях се осъществява настройване на възможностите на организацията срещу промените в околната среда. Въпросите на които биха отговорили тези системи са от следния вид: “Какво ще бъде нивото на наетите работници след 5 години? Какви са тенденциите в промяна цената на суровината Х?”. Информацията, която осигуряват оперативните и мениджърските системи не е подходяща за отговор на тези въпроси. За тази цел се изграждат специални системи за висшите мениджъри, които се наричат изпълнителски поддържащи системи (ESS). Основна задача на този вид системи е да организират и представят данни от много източници. Първата ИС, създадена през 1950 год. е била операторна. През 1970 год. създават УИС и през 1980 год. е създадена първата стратегическа ИС. При първите ИС ударението е поставено върху техническите цели и по тази причина мениджърите са делегирали по-големи права на средния изпълнителски персонал в организацията. В съвременната ИС главна роля играят мениджърите, а не средния технически персонал, защото съвременните ИС директно въздействат върху решенията на мениджърите. Извода е, че днес при съвременните условия ИС играе стратегическа роля в живота на една организация. Това ново отношение между организацията и ИС можем да илюстрираме със следната схема: Бъдещия бизнес на една фирма зависи от това каква ИС проектира и изгражда сега. Причината, поради която днес ИС играят по-голяма роля в една организация и въздействат на по-вече хора е нарасналата мощ и намалената цена на информационните технологии предлагани на пазара. Промяната в ролята на ИС и предричаните нови информационни технологии, дават възможност на проектантите да създават нови системи и приложения. Едно от интересните нови приложения са т.нар. клас от експертни системи при който технически експерти да хванат знанията на опитните работници мениджъри в компютърен софтуер. Този тип системи са пример за тясната кооперация и взаимодействие между мениджърите и работниците. Днес не е достатъчно мениджърите на една система да бъдат компютърно грамотни. Съвременните ИС изискват мениджърите да познават основните области на информационните технологии. Мениджърите трябва да знаят как да проследят, планират и управляват тези области за да донесат най-голям ефект на тяхната организация. Освен системните знания се изгражда организационната структура на една организация те трябва да познават и организационната й структура. Информационната архитектура на фирмата може да бъде дефинирана като особена форма в която информационната технология заема в организацията за постигане на избрани цели или функции. При нейното дефиниране мениджърите играят важна роля. Информационната архитектура може да се покаже със следната схема. Съвременен подход за изследване на ИС Изучаването на ИС е многодисциплинарно и няма самостоятелна теория, която да доминира в настоящето. Основно областта на изучаване на ИС може да бъде разделена между двата подхода. Самите системи са социотехнически, т.е. те са съставени от машини, устройства и физическа технология. В добавка те се нуждаят от социална, организационна и интелектуална инвестиция. Само в такава комбинация те могат да работят ефективно. Техническия период доминираше през по-ранните години на възникване на ИС. Компютърната наука се занимаваше с теории и методи за изчисление и ефективно съхраняване на данните и достъп до тях. Управленската наука набляга върху усъвършенстването на нормативните решения. Изследването на операциите прилага математическата техника върху оптимизирането на избрани параметри на организацията. Относително новата научна дисциплина ИС се занимава с изследване компютърно базираната ИС насочена към управлението или обобщено: техническия подход при изследване на ИС набляга върху математически нормативни модели за изучаване на системите, както и на физическата технология и формалните способности на тези системи. По новият и по-модерен поведенчески подход се занимава с поведенческите проблеми на системното използване на системния инструментариум и проектиране. Те не могат да бъдат изразени с нормативни модели. При този подход важна роля играят 3 основни дисциплини: 1) социологията се занимава с изследването на социални групи и организационното влияние и използване на системата. 2) политическата наука изследва политическото влияние и използването на информацията. 3) психологията се ангажира с индивидуална отговорност на системните реалности и познавателни модели на човешките аргументи. Американската практика показва, че проблемите в ИС и тяхното решаване рядко са само технически или само поведенчески. По тази причина ще говорим за социо-технически системи и за балансирано използване на тези два компонента. Построяването на една ИС е предизвикателство по много причини: На първо място важна информация не може да бъде вкарана в системата. Причината е че тази информация не може да бъде подредена и поради това тя не може да бъде съхранена в базата данни. Тази информация може да включва идеи за нови производства, мнения на други мениджъри и т.н. Друга причина - информационните изисквания породени от контекста. Често информацията, която може да бъде механизирана е безинтересна за мениджърите на организацията. Информацията без контекст, за която няма анализ или обяснение е с малка стойност и няма място в ИС. Третия фактор е стойността на информацията, която старее във времето. Четвъртия фактор е промяната на обстановката в която ………….. води до промяна на информационните потребности или ИС съществува в една динамична и променяща се среда. Това означава, че проектирайки системата ние трябва да се съобразяваме с променящите се информационни нужди на мениджърите или потребителите на организацията. Пети фактор е бързата промяна на технологиите. Те са доставчик на промени за ИС. Цените им спадат докато възможностите и капацитета се увеличават. Шести фактор е липсата на подходящи специалисти за изграждане на ИС. Липсата на опитни програмисти и системни анализатори в миналото доведе до бързото увеличаване на персоналните разходи и до текучество на техния персонал. Седмия фактор е промяна на потребностите от работна сила. На всеки две години компютърните специалисти в организацията трябва да се преобучават. ИС и организациите Що е организация - тя просто може да бъде дефинирана като устойчива, формална социална структура, която взема ресурси от околната среда и ги преработва с цел получаването на готова продукция. В тази дефиниция присъстват три елемента: околни ресурси, продукция и устойчива социална структура. Подобен подход към дефиницията на организацията се нарича технически. Но можем да дадем по-реалистична дефиниция, която включва: колекция от правила, привилегии, задължения и отговорности, които са внимателно балансирани през даден период от време благодарение на конфликти и конфликтни решения. Хората, които работят в организациите развиват навици за работа, вярност към съществуващата организация и нагласа за субординация за работата, която ще извършат. Построяването на една система или преправянето на стара включва много повече от техническа настройка на машини и на информационния поток. То е свързано с промяната на лицата, които притежават и контролират информацията и с вземането на решения за това кой, кога и как да изпълнява дадено решение. ИС могат да имат по-голям живот от организациите, защото някои от тях променят организационния баланс на правата, привилегиите, заданията и отговорностите в организацията. Обяснението на природата на организациите е първостепенна задача на социалната наука, разделът от нея, който дискутира главните намерения и теории за организациите е ключов за разработването на ИС. Всички модерни организации имат едно разделение на труда и специализация, така например експертите са обучени да работят на всяко работно място. Те са настроени да работят според йерархията във властта, в която всеки е отговорен пред някого, властта им е ограничена до определени действия. Действията и властта на експертите са допълнително ограничени от система абстрактни правила, които ги интерпретират и приспособяват за специфични случаи. Така се създава система за безпристрастни и универсални решения, при която всеки участник се третира по един и същ начин. Другата категория, която участва в организациите са работниците. Те се наемат и повишават на базата на тяхната квалификация и професионализъм. Самата организация е основана на принципа на ефективността: организацията трябва да произведе максимум продукция при използване минимум вложена енергия. По-широкото изследване на организационното ниво изисква да включим в организационната структура идея за стандартни оперативни процедури. Всички органи след време се специализират да произвеждат определено число продукция и услуги. Организациите, които преживяват един дълъг период от време благодарение на конкуренцията стават много ефективни като произвеждат стоки, услуги при безкомпромисно следване на стандартен ред. За този период от време работниците си изработват приемливи прецизни правила, процедури на практики за справяне с всяка ситуация. Различията, политическите борби, конкуренцията и конфликтите са част от организационния живот на фирмата. Може да се обобщи, че политиката в една организация е нормална част от нейния живот. Какво включва политиката? - заплащане, позиции, състояние на работата, респект, престиж и кариера. Харолд Ласуел обобщава дефиницията за политиката така: политиката в организацията включва - кой какво прави, за кого го прави, къде кога и как го прави.Една от големите трудности при въвеждането на ИС е свързана с политическата съпротива. Една част от широката дефиниция за организационна структура е понятието култура на организацията. Организационната култура е мрежа от фундаментални допускания за това какво произвежда организацията, как, къде и за кого. Обикновено тези допускания се приемат за даденост и рядко се разискват публично. Те просто в основата на допускането, че някои хора в организацията имат проблеми.